5 rad dotyczących prowadzenia eventów online

Rok 2020 to była ciężka lekcja dla każdego Jako że transmisji zdalnych było więcej niż zwykle, musieliśmy wypracować nowe standardy pracy. Natrafiliśmy na szereg różnych, czasem dziwnych problemów w używaniu narzędzi (Zoom, skype etc.).

Od początku chcieliśmy, aby nasze transmisje były ładnie wyglądające, płynne, a co najważniejsze –  komfortowe dla prelegentów, którzy de facto nie widzą tego, co idzie na żywo.
Dzisiaj chcielibyśmy podzielić się naszymi radami i sposobami na ciekawy streaming ze zdalnym gościem.

OTO CO WYPRACOWALIŚMY

1. Sprawdź jakość połączenie u prelegenta i jego konfigurację

Na co najmniej dzień przed transmisją sprawdź połączenia zdalne wszystkich prelegentów. Najgorsze, co może się wydarzyć, to prelegent, u którego nie działa kamera na 3 minuty przed wejściem na żywo.

Zaplanuj połączenie testowe dla wszystkich prelegentów. Sprawdź ich kamery i audio. Jeśli są problemy, poproś ich o sprawdzenie jakości połączenia internetowego lub testy na innym sprzęcie. Jeśli z komputerem występują problemy, spróbuj połączenia przez telefon.

2. Opowiedz o wydarzeniu

Kolejnym bardzo ważnym elementem jest wtajemniczenie prelegentów w cały przebieg transmisji. Często, prowadząc rozmowę na Zoomie, nie będą oni widzieć, co aktualnie idzie na żywo. Jest to na pewno mocno niekomfortowa sytuacja. Opowiedz krok po kroku, co i kiedy będzie się działo, w jaki sposób rozpoczniecie wydarzenie, skąd będą wiedzieć, że są na wizji etc.

Omówienie tych elementów na pewno ułatwi i usprawni późniejszą transmisję.

W dniu wydarzenia zaproś wszystkich na ok. 30 minut przed livem. Będzie to ostatnie sprawdzenie techniki, wyjaśnienie i przypomnienie szczegółów realizacji.

3. Przechwyt ekranu lepszy od streamowania z programu

Narzędzia, takie jak Zoom, umożliwiają bardzo często streamowanie bezpośrednio ze swojego interface’u. Wystarczy w Zoomie kliknąć „nadawanie na Facebook” i już. Jesteśmy na żywo!
Jest to wygodne rozwiązanie, ma jednak swoje znaczące minusy. Między innymi:

• nie mamy zupełnie kontroli nad położenie kamer prelegentów w widoku okna; innymi słowy, siatka z kamerami, którą widzimy, będzie również widoczna na Facebook czy Youtube;
• interface aplikacji ma swoje ograniczenia związane z wielkościami okien prelegentów. Możemy streamować albo tzw. grid view albo speaker view;
• dodawanie podpisów i nakładek graficznych jest praktycznie niemożliwe;
• realizator wydarzenia, nie ma kontroli nad technicznymi aspektami transmisji, takimi jak jakość połączenie i sposób wysyłki sygnału na przykład na Facebook. Tymi rzeczami zajmuje się np. Zoom, a my nie mamy do tego żadnego dostępu.

Aby poradzić sobie ze wszystkimi niedogodnościami, zaczęliśmy przechwytywać okno danego programu (za pomocą OBS lub miksera wizji). Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy w pełni kontrolować położenie i wielkość okien prelegentów, dokładać podpisy i grafiki. Innymi słowy – mamy pełną kontrolę nad tym co, gdzie i kiedy pojawi się na wizji. To my decydujemy czy widz obejrzy siatkę z kamerami czy może kamerę konkretnego prelegenta na całym ekranie.

4. Dodanie podpisów i nakładek graficznych

Trochę wspominałem już o tym w punkcie 3. Oglądanie samych gadających głów może być odrobinę nudne. Warto do transmisji dodać podpisy do każdego prelegenta. Może dorzucić przewijany pasek na dole ekranu albo wstawić przerywnik filmowy. Te elementy na pewno uatrakcyjnią każdą transmisję. Niestety nie wykonamy ich bezpośrednio z aplikacji takiej jak Zoom czy Meets. Do tego konieczne będzie przechwycenie ekranu, o czym pisałem w punkcie 3.

5. Plan awaryjny

Zawsze miej plan awaryjny. Pamiętaj, że działasz na żywym organizmie. Zatem wydarzyć się może wszystko: prelegent może stracić połączenie, wyłączy się audio lub wideo etc. Musisz być na takie sytuacje przygotowany. Jak? Najprościej mieć w zanadrzu planszę z przerwą techniczną lub materiały foto/wideo, które możesz włączyć.
Przygotuj layouty graficzne, które będzie można włączyć, gdy jednego z prelegentów wyrzuci ze spotkania.
Dobrą opcja – zawsze, nie tylko przy spotkaniach zdalnych – jest nagrywanie całego wydarzenia. Po pierwsze, masz kopię zapasową do wykorzystania, gdyby platformy takie jak Facebook czy YouTube zawiodły i np. usunęły Twoją transmisję. Po drugie, masz dobrej jakości materiał, który w późniejszym czasie można oferować jako wideo na żądanie (VOD).

Okładka artykułu została stworzona na bazie grafiki pochodzącej ze strony People vector created by pch.vector – www.freepik.com