W tym artykule znajdziesz:
1. Logistyka
Choć mogłoby się wydawać, że lokalizacja sali jest istotna tylko w przypadku wydarzeń stacjonarnych, nic bardziej mylnego. Daleka odległość od centrum lub utrudniony dojazd mogą sprawić, że uczestnicy lub prelegenci nie dotrą na czas, a start wydarzenia się opóźni. O ile goście obecni na sali wykorzystają wolną chwilę na wypicie kawy czy networking, tak osoby uczestniczące w wydarzeniu przed ekranem monitora mogą nie mieć tyle cierpliwości.
Dlatego wybierając salę konferencyjną zwróć uwagę na to, by znajdowała się w pobliżu miejsc takich jak dworce czy lotnisko i aby można było tam dotrzeć więcej niż jednym środkiem transportu. Wówczas w przypadku zdarzeń losowych, takich jak awaria tramwaju czy metra uczestnicy będą mogli dojechać autobusem lub względnie szybko przemieścić się taksówką.
2. Nagłośnienie
Nagłośnienie to jeden z najważniejszych elementów zarówno wydarzeń offline, jak i online. O ile sprzęt na evencie stacjonarnym można zorganizować dość łatwo, tak w przypadku streamingu nie jest to już takie oczywiste. Często zdarza się, że klienci, którzy się do nas zgłaszają mają już wybraną salę, w której teoretycznie znajduje się nagłośnienie i projektor. Teoretycznie, ponieważ taki sprzęt bardzo często nie nadaje się do transmisji – bo jest starej generacji, bo nie można pobrać dźwięku z mikrofonów, i tak dalej. Wówczas klienci dziwią się, gdy okazuje się, że do realizacji streamingu konieczne jest kolejne nagłośnienie.
Dlatego właśnie przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze sali koniecznie dopytaj o dostępne nagłośnienie. Kluczową kwestią jest to, czy z mikrofonów możliwe jest pobranie dźwięku do transmisji. Szczegółowe wymagania na pewno przekaże Ci firma obsługująca streaming.
3. Projektor
Z naszego doświadczenia wynika, że projektory dostępne na salach bankietowych czy konferencyjnych często pozostawiają wiele do życzenia. Sprzęt bywa stary, obraz niewyraźny, a żeby było cokolwiek widać, trzeba zasłaniać okna, co z kolei wymaga doświetlenia sceny. Podbijanie parametrów kamery, aby rozjaśnić ciemne pomieszczenie na nagraniu degraduje z kolei jego jakość. Czasem niemożliwe okazuje się też przesłanie obrazu z projektora bezpośrednio na streaming lub podłączenie się do niego za pomocą standardowych przyłączy, takich jak np. HDMI.
Dlatego przed wyborem sali koniecznie dopytaj o model dostępnego projektora, a także o to, czy wykorzystywano go już do transmisji i czy konieczne było doświetlenie sali. Najlepiej, gdyby ekipa obsługująca streaming mogła pojechać wcześniej na miejsce i samodzielnie wszystko sprawdzić. Oczywiście, jeśli sprzęt okaże się nie najlepszy, będziemy sobie w stanie z tym poradzić, jednak może się to wiązać z dodatkowymi kosztami doświetlenia czy przyłączy.
4. Oświetlenie
W tekście o 7 dobrych praktykach na wydarzeniach online wspominaliśmy o tym, jak ważne jest oświetlenie sali. Zwłaszcza dla widzów, którzy oglądają streaming istotne jest, by obraz widoczny na ekranie komputera był przyjemny w odbiorze: by prelegenci byli dobrze oświetleni, by było wyraźnie widać to, co dzieje się na sali i by treść udostępnianych slajdów była czytelna.
Jest kilka sposobów na organizację oświetlenia. W wersji budżetowej możesz zrezygnować ze światła scenicznego i wykorzystać po prostu to dostępne na sali – naturalne lub sztuczne. Co prawda nie uzyskamy wówczas jakości telewizyjnej i obraz nie będzie doskonały, ale przy ograniczonym budżecie powinno to wystarczyć. Jeśli jednak zależy Ci na nieco bardziej widowiskowym streamie, polecamy dołożenie oświetlenia teatralnego. Wówczas możemy na przykład przyciemnić światło na sali i doświetlić scenę punktowo, na przykład skierować lampy na prelegenta. Wówczas wydarzenie zyska niepowtarzalny klimat – zarówno online, jak i offline, co na pewno nie ujdzie uwadze uczestników.
5. Internet
Ostatnią, choć kluczową kwestią jest zapewnienie dobrego połączenia z Internetem. Często na salach konferencyjnych dostępne jest jedynie Wi-Fi, w dodatku publiczne i otwarte dla wszystkich gości lub osób przebywających w danym budynku. O ile w przypadku standardowego korzystania z Internetu nie robi to dużej różnicy, tak przy streamingu takie rozwiązanie może okazać się za słabe. Wystarczy, że do danej sieci podłączy się za dużo osób i prędkość łącza nieco spadnie, a transmisja zostanie przerwana. Do takiej sytuacji nie wolno dopuścić.
Dlatego rezerwując salę koniecznie dowiedz się, czy możliwe jest podłączenie się do Internetu kablem. Jeśli takiej opcji nie ma, koniecznie daj o tym znać ekipie obsługującej streaming. Nie jest to oczywiście problem nie do rozwiązania, jednak może wiązać się z koniecznością zapewnienia dodatkowego źródła Internetu, aby transmisja była stabilna.
Potrzebujesz pomocy przy organizacji streamingu lub wyborze sali? Skontaktuj się z nami. Podpowiemy Ci, na co jeszcze warto zwrócić uwagę, wybierając lokalizację na event oraz pomożemy Ci zweryfikować wymagania techniczne niezbędne do przeprowadzenia udanej transmisji.
