konferencja online

7 dobrych praktyk na wydarzeniach online

Choć od czasów pandemii wydarzenia online są coraz bardziej powszechne, wielu ich organizatorów wciąż niewystarczająco dba o dobre wrażenia widzów. Jakie są dobre praktyki organizacji wydarzeń online i jakie elementy wpływają na pozytywne opinie gości?

W tym artykule:

  1. Dobra jakość obrazu i dźwięku
  2. Zaangażowanie widzów online
  3. Dostęp do nagrań
  4. Jasna agenda i trzymanie się czasu
  5. Dobry dobór prelegentów i ciekawe prezentacje
  6. Tłumaczenie na język migowy
  7. Cyberbezpieczeństwo

1. Dobra jakość obrazu i dźwięku 

Choć jest to rzecz zupełnie podstawowa, na wydarzeniach online wciąż można się spotkać z kiepską jakością obrazu, a co gorsze – dźwięku. Na ogół widzowie są w stanie przełknąć gorszą jakość wizji, pod warunkiem, że audio działa bez zarzutu. Jeśli jednak podczas konferencji lub webinaru nie mogą wyraźnie usłyszeć prelegentów – katastrofa. Uczestnicy naprawdę doceniają wysoką jakość, a niespełnione oczekiwania w tym zakresie na pewno nie pozostaną bez komentarza.

Co więcej, w przypadku wizji liczy się nie tylko jakość obrazu, ale również aranżacja miejsca wydarzenia. Ponieważ widzowie online nie są obecni na sali konferencyjnej, warto z myślą o nich przygotować przestrzeń, która dobrze zaprezentuje się w kadrze kamery. Korzystnie będzie wyglądało m.in. miękkie światło, dobre oświetlenie postaci, a także umiejętnie wykonany makijaż występujących – to wszystko sprawi, że uczestnicy chętniej i dłużej pozostaną przed ekranem. 

konferencja online

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o tym, jak zorganizować wizję podczas transmisji wydarzenia, kolejną dobrą praktyką jest PIP, czyli Picture in Picture. Polega ona na jednoczesnym pokazywaniu widzowi na ekranie kilku elementów, np. prezentacji oraz transmisji z sali. Przeczytasz o niej więcej w naszym tekście: 5 sposobów na utrzymanie widza podczas transmisji live.

2. Zaangażowanie widzów online

Choć w 2024 roku wydarzenia online są nie mniej powszechne od wydarzeń stacjonarnych, ich organizatorzy wciąż mają tendencję do poświęcania uwagi przede wszystkim gościom obecnym na sali konferencyjnej. Tymczasem warto zaangażować także widzów, którzy uczestniczą w wydarzeniu, siedząc na domowej kanapie i dać im nieco więcej możliwości uczestnictwa niż oglądanie i standardowy czat.

Istnieje wiele kreatywnych sposobów na to, by dać widzom online coś ekstra. Przykładowo, dobrym pomysłem jest rozpoczęcie transmisji pół godziny wcześniej i wirtualne oprowadzenie ich po sali konferencyjnej albo przeprowadzenie krótkich, spontanicznych wywiadów z prelegentami. Koniecznie należy też uwzględnić pytania zadawane na czacie. Wówczas uczestnicy online poczują się bardziej obecni, zauważeni, a ich doświadczenia z konferencji znacznie się poprawią.

Konferencje medyczne online zdjęcie przedstawia widownie oraz prowadzącego na scenie

3. Dostęp do nagrań

Dobrą praktyką z wydarzeń online jest udostępnienie nagrań – dożywotnio lub na ograniczony czas. Treści pojawiające się na konferencjach często są wysoce merytoryczne, a nierzadko także niełatwe w odbiorze. Widzowie z pewnością docenią możliwość powrotu do nich i odsłuchania ponownie do najciekawszych fragmentów.

4. Jasna agenda i trzymanie się czasu

To bardzo ważny punkt w przypadku każdego rodzaju wydarzeń, ale dla widzów online jest to po prostu kluczowe. Dlaczego? Dla osób przebywających na sali konferencyjnej kilka minut opóźnienia zazwyczaj nie robi dużej różnicy – to dodatkowy czas na chwilę relaksu czy networking. Widzowie online jednak nie mają możliwości spędzenia tego czasu produktywnie – zirytowani opóźnieniem, będą mieli po prostu poczucie, że marnują czas.

Jak więc zapewnić im pozytywne doświadczenia? Kluczowa jest tutaj rola prowadzącego lub konferansjera, który powinien odpowiadać za pilnowanie czasu wystąpień. Jego zadaniem jest nie tylko dbanie o to, by prelekcje rozpoczynały się o czasie, ale również by prelegenci nie przeciągali swoich prezentacji. Dobrą praktyką jest np. zapoznanie się wcześniej z planem poszczególnych paneli i zalecenie ich skrócenia, jeśli istnieje ryzyko przekroczenia czasu. Trzymanie się agendy jest wyrazem szacunku wobec gości – zarówno obecnych na sali, jak i uczestniczących online.

Co jednak, gdy już dojdzie do opóźnienia? To zrozumiałe, że podczas wydarzeń mogą wydarzyć się niezaplanowane rzeczy, takie jak nagła awaria sprzętu czy spóźnienie prelegenta. Wówczas ważne jest, by poinformować widzów online o zaistniałej sytuacji. W momencie, gdy widzą jedynie fragment sali konferencyjnej, nie mają pełnego obrazu tego, co dzieje się na wydarzeniu. Mogą na przykład martwić się, że wystąpienie już się zaczęło, a oni mają problem techniczny z transmisją. Warto więc poinformować wprost, z czego wynika opóźnienie i kiedy planowane rozpoczęcie kolejnego punktu programu.

5. Dobry dobór prelegentów i ciekawe prezentacje

Ciekawe prezentacje to podstawa udanego wydarzenia – niezależnie od jego formy. Wysoka merytoryka i charyzmatyczni prelegenci w największym stopniu wpłyną na pozytywne opinie gości. Warto więc dokładnie zweryfikować mówców oraz udzielić im szczegółowych informacji o charakterze wydarzenia tak, by mogli dobrze przygotować swoje wystąpienia.

Dobrą praktyką jest również przeprowadzanie ankiet ewaluacyjnych po każdym panelu. Choć może być to stresujące dla prelegenta, dla organizatorów jest to cenne źródło informacji o tym, w jakim stopniu wystąpienie spełniło oczekiwania widzów. To daje im możliwość lepszego doboru występujących w przyszłości. Ankiety można przygotować np. w narzędziu Slido, które przyda się także do moderowania czatu. Nie musisz jednak wykorzystywać do tego specjalistycznych narzędzi – równie dobrze możesz zrobić to także w standardowych Google Forms.

6. Tłumaczenie na język migowy

Dobrą praktyką, którą docenia coraz więcej widzów – zarówno słyszących, jak i głuchych – jest tłumaczenie wystąpień na język migowy. Nie jest to skomplikowane technicznie, a pozwala dotrzeć do szerszej grupy odbiorców i sprawić, że wydarzenie stanie się bardziej inkluzywne i uwzględniające osoby, które często są pomijane. Pamiętaj o tym, że tłumacz PJM, czyli polskiego języka migowego, powinien być dobrze widoczny – zaleca się, by zajmował ⅛ ekranu.

7. Cyberbezpieczeństwo

Ostatni punkt dotyczy bezpieczeństwa. Zagrożenie cyberatakami, kradzieżą czy wyłudzeniem danych stale rośnie. Wybierz więc godne zaufania narzędzie do transmisji i zadbaj o odpowiednie zabezpieczenie wydarzenia od strony technicznej. Wyciek danych może doprowadzić do ogromnego kryzysu wizerunkowego, po którym organizatorzy konferencji mogą się już nie podnieść.

Od czasów wprowadzenia RODO coraz więcej osób jest też świadomych i wrażliwych na kwestie udostępniania danych osobowych. Goście konferencji mogą nie życzyć sobie, by inni uczestnicy widzieli ich nazwiska czy adresy mailowe. Zadbaj więc o ich prywatność, wybierając platformę, która umożliwia ukrycie tych informacji. 

Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować dobrą transmisję online, skontaktuj się z nami – doradzimy Ci w kwestii doboru sprzętu, narzędzi oraz przekażemy wiele innych dobrych praktyk. Zajrzyj też do naszych innych tekstów, w których znajdziesz mnóstwo praktycznych wskazówek.

Nie chcesz robić transmisji live samemu?

Zleć to mojej ekipie.

Marcin Jędrzejczak

Jestem pomysłodawcą i twórcą marek, które zajmują się streamingiem wideo oraz fotografią (Emisje.online oraz WroFoto).

Organizuję wysokiej jakości transmisje online
i pomagam w przygotowaniu świetnych relacji z wydarzeń. Zrealizowałem wraz ze swoimi współpracownikami ponad 200 transmisji.

Prywatnie: miłośnik Marvela, filmów Sci-Fi, książek o fizyce i mroków średniowiecza.

Spodobał Ci się ten wpis? Podaj dalej!