Event hybrydowy. Wszystko co musisz wiedzieć

Co to jest event hybrydowy?

Eventy hybrydowowe to specjalny rodzaj wydarzenia, w którym uczestnik może brać udział osobiście na miejscu lub online z domu lub biura. Zdalni uczestnicy mogą obserwować całe wydarzenie dzięki transmisji na żywo tworzonej na wybranej przez organizatora platformie lub stronie www.

W ostatnich kilku latach wydarzenia hybrydowe zyskują na popularności. Niejako są odkrywane na nowo. Celowo mówię na nowo, ponieważ nie jest to zupełnie nowy twór. Bo czy takim wydarzeniem hybrydowym nie są na przykład rozgrywki piłkarskie albo festiwal muzyczny oglądany w telewizji?

Czym różni się wydarzenie hybrydowe od wirtualnego? 

Po części odpowiedzieliśmy na to w poprzednim paragrafie. Wydarzenie wirtualne w całości dzieje się w sieci. Innymi słowy nie można brać w nim udziału osobiście siedząc na sali. 

Jeśli już mówimy o obu typach wydarzeń, to porozmawiajmy też o kosztach. Na pewno wydarzenie wirtualne będzie tańsze w produkcji. Nie ma przecie potrzeby wynajmowania dużej sali, cateringu czy osób do obsługi. 

Jednocześnie jeśli planujesz wydarzenie stacjonarne. To warto rozważyć zmianę jego formy na wydarzenie hybrydowe. Dorzucenie komponentu steamingowego do całej techniki na miejscu nie podbije bardzo kosztów. A w ten sposób otwierasz się na nową publiczność.

Jak przygotować event hybrydowy?

Przygotowanie wydarzenie hybrydowego wymaga na pewno porządnego zaplanowania. Szczególnie, że będziesz łączyć elementy stacjonarne z wirtualnymi. 

Sprpóbujmy przejść przez wszystkie najważniejsze punkty:

1. Zaplanuje wydarzenie stacjonarnie

Zanim zaczniemy myśleć o transmisji live, trzeba się zatroszczyć o wszystkich gości na miejscu. 

Po pierwsze wybierz miejsce np. Hotel, sala konferencyjna lub ciekawe/oryginalne miejsce. Upewnij się również, że miejsce realizacji będzie nadawać się do transmisji live, czczególnie pod kątem internetowym.

Określ wszystkie niezbędne koszty organizacji: catering, zakwaterowania, obsługę etc. Znając koszty określ cenę za wstęp na wydarzenie. A następnie wybierz platformę do sprzedaży biletów. 

2. Zaplanowanie wydarzenia online

Skoro masz już dopięte szczegóły stacjonarne, możesz zabrać się za planowanie elementu online. 

Proces możemy rozbić na dwa elementy. Pierwszy to ten, gdy planujesz realizację samodzielnie. Będzie to skomplikowane, ale nie niemożliwe. Drugi, to plan w którym wynajmujesz zewnętrzną firmę do pomocy. W tym wypadku na pewno odpada martwienie się o potrzebny sprzęt, zasoby osobowe i samą realizację. Ile może kosztować taki streaming? Sprawdź.

Niezależnie od wybranej opcji konieczna będzie decyzja w sprawie platformy na której odbędzie się streaming. Może być to otwarty serwis np. Facebook lub YouTube. Mogą być zamknięte platformy np. Meepla czy Twoja strona www.

3. Zaplanuj testy 

Szczególnie przy większych wydarzeniach, warto zaplanować dzień montażowy i testowy. Weź to pod uwagę wynajmując przestrzeń. Upewnij się, że montaż i testy dzień przed konferencją będą możliwe.
Zaplanowanie dnia testowego, to mniej stresu podczas samego wydarzenia.

Podsumowanie

Przeprowadzenie wydarzenie hybrydowego to świetny sposób na poszerzenie grona odbiorców i uczestników. Planowanie tego typu wydarzenia wymaga odrobię więcej pracy. Jednak na pewno się opłaci.