Po co stremować konferencję?

Na pytanie dlaczego i po co masz organizować streaming konferencji odpowiedzieć można: zasięgi i skalowanie. W przypadku tradycyjnych konferencji sala stanowi zawsze ograniczenie, ustalając maksymalną liczbę uczestników. Natomiast wydarzenie online eliminuje to ograniczenie, otwierając dostęp do większej publiczności i umożliwiając udział osobom, które z różnych przyczyn nie mogą uczestniczyć fizycznie.

Otwierasz się na większą publiczność. A także na osoby, które z różnych powodów nie mogą do Ciebie przyjechać. Natomiast obejrzenie konferencji w biurze lub domu już dla nich będzie akceptowalne. Poza tym, konferencję można udostępniać w formie nagrania po zakończeniu wydarzenia, co pozwala na dalszą sprzedaż dostępu. To wyjątkowe doświadczenie można łatwo dostarczyć do biura lub domu, zapewniając elastyczność dla odbiorców.

Dodatkowo, streamowanie konferencji pozwala znacząco obniżyć koszty w porównaniu z wynajmem przestrzeni konferencyjnej, co staje się kluczowym aspektem ekonomicznym dla wielu firm.

Bardzo ciekawym elementem przy organizacji konferencji online jest możliwość aktywnej sprzedaży biletów w trakcie trwania wydarzenia. Kilkoro moich klientów streamuje pierwszy panel konferencji na ogólne dostępne kanały (Facebook i YouTube). Informuje widzów, że jest jeszcze możliwość zakupu biletów. Często dzięki takie formie działania udaje się, niejako na ostatnią chwilę, dosprzedać kilkadziesiąt biletów.

Jak stremować konferencję? Jakie są rodzaje konferencji online?

No jak to jak? Samodzielnie stawiam kamerę. Ewentualnie biorę zewnętrzną ekipę i już. Zasadniczo tak. Jednak wbrew pozorom masz do wyboru dużo więcej opcji. Szczególnie jeśli chodzi o to jak wydarzenie będzie wyglądało dla odbiorców.

1. Konferencja hybrydowa – stanowi innowacyjne połączenie tradycyjnego wydarzenia stacjonarnego z wykorzystaniem potencjału internetu.
   Wielowymiarowe Uczestnictwo: Pozwala na jednoczesne uczestnictwo zarówno osób obecnych fizycznie w sali konferencyjnej, jak i tych, które chcą wziąć udział zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie. Interakcja Online: Dzięki specjalnym platformom i narzędziom cyfrowym, uczestnicy online mogą aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu, zadając pytania, włączając się w dyskusje i korzystając z interaktywnych funkcji. Zasięg: Konferencja hybrydowa eliminuje bariery geograficzne, umożliwiając dotarcie do szerszej publiczności i przyciągnięcie uczestników z różnych części świata.
   
   
2. Event w 100% online – czyli taki, który można oglądać tylko w internecie (nie ma publiczności na sali). A jego przygotowanie i realizacja odbywa się ze studia, domu etc. Event online to nowoczesna formuła konferencji, w pełni dostosowana do potrzeb współczesnego świata cyfrowego. Elastyczność Uczestnictwa: Oferuje widzom swobodę uczestnictwa z dowolnego miejsca, co eliminuje konieczność podróży i pozwala na komfortowe uczestnictwo z biura, domu czy nawet kawiarni. Studio jako Centralne Miejsce Realizacji: Przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia online odbywa się z wykorzystaniem nowoczesnych technologii w studio, co zapewnia wysoką jakość transmisji, profesjonalne oświetlenie i dźwięk. Dostępność Zasobów Online: Konferencja online pozwala na udostępnienie różnorodnych materiałów, prezentacji i informacji w formie cyfrowej, co ułatwia uczestnikom korzystanie z zasobów w trakcie i po zakończeniu wydarzenia.
   
   
   
3. Konferencja nagrana wcześniej – jest również taka opcja. Całość konferencji można nagrać wcześniej. I w konkretnym dniu odtworzyć ją uczestnikom. Znasz tą formułę z telewizji, większość oglądanych tam programów, była nagrywana wcześniej. Pełna Kontrola nad Treścią: Nagrywanie konferencji przed jej terminem umożliwia staranną edycję i dostosowanie treści do oczekiwań odbiorców, gwarantując wysoką jakość przekazu. Zaplanowane Publikowanie: Organizatorzy mają kontrolę nad momentem udostępnienia nagrania, co pozwala na skoncentrowanie uwagi uczestników w konkretnym czasie, a także na strategię sprzedaży dostępu. Dostępność: Nagrania mogą być udostępniane przez dłuższy okres, co pozwala na kontynuację korzyści z konferencji nawet po jej zakończeniu, zyskując nową publiczność i generując dodatkowe zainteresowanie.

Jak widzisz, już na samym początku mamy kilka opcji. Każda ma swoje wady i zalety. Jeśli chcesz, żeby konferencja wyglądała PRO, to na pewno w evencie hybrydowym i online, będziesz potrzebować pomocy zewnętrznej ekipy. 

Wbrew pozorom konferencję nagraną wcześniej, można spróbować ogarnąć samemu. Chociaż pomoc profesjonalistów nie zawadzi.

Przy wydarzeniu nagranym masz największą kontrolę nad tym co zobaczą uczestnicy konferencji. Podczas nagrania jest czas na powtórki, późniejszą edycję i dopieszczanie materiałów do ostatniej chwili.

W konferencji hybrydowej i online…niestety tego luksusu nie ma. Wszystko odbywa się na żywo.

Streaming z profesjonalistą czy samemu?

To czy konferencję zrobić samemu czy z pomocą profesjonalnej firmy zależy od:

1. Skomplikowanie wydarzenia – wystarczy postawić kamerę i już. Generalnie tak. Ale co kiedy, jeszcze trzeba nagłośnić salę? A co gdy na dzień przed, jeden z prelegentów powie, że wystąpi zdalnie? A oświetlenie? Mogę tak wymieniać w nieskończoność. Tak naprawdę musisz przeanalizować jak bardzo masz duży event. I jak bardzo PRO chcesz wyglądać na zewnątrz. Ważny jest też punkt drugi
   
2. Twojego obycia z techniką – jeśli Ty lub ktoś z zespołu ma duże kompetencje techniczne, możecie próbować zrobić wszystko sami. I jest to do ogarnięcia, naprawdę. Nawet jeśli pojawia się drobne problemy po drodze, to można skorzystać z konsultacji u specjalistów. Jeśli jednak nie masz czasu na zagłębianie się w techniczne aspekty streamu. To w ogóle nie ma o czym mówić. Bierz firmę do tego.
   
   
3. Przerzucenie stresu na innych – organizacja konferencji to zawsze duży stres. Nie ważne czy będzie ona hybrydowa, online czy z nagrania. Możesz część tego stresu zrzucić na innych, biorąc firmę streamingową.
   
4. Czy masz budżet na sprzęt – dobrej transmisji nie zrobisz bez inwestycji. Jeśli mówimy o poziomie PRO to musisz się liczyć z wydatkiem rzędu 15-20 tyś. zł. Można spróbować taniej, jednak będzie to na pewno ze stratą dla jakości transmisji.