Streaming konferencji – po co, jak i dlaczego?

Po co stremować konferencję?

Na pytanie dlaczego i po co masz organizować streaming konferencji odpowiedzieć można: zasięgi i skalowanie. W przypadku tradycyjnych konferencji sala stanowi zawsze ograniczenie, ustalając maksymalną liczbę uczestników. Natomiast wydarzenie online eliminuje to ograniczenie, otwierając dostęp do większej publiczności i umożliwiając udział osobom, które z różnych przyczyn nie mogą uczestniczyć fizycznie.

SKALOWANIE

Najczęstszym powodem uruchomienia konferencji w wersji hybrydowej jest właśnie chęć zwiększenia sprzedaży – skalowania. I jest to w zupełności zrozumiałe. Skalowanie konferencji stacjonarnie jest trudne i pociąga dodatkowe koszty: większa sala, większy catering, więcej materiałów drukowanych etc. 

Naturalnie streaming rozwiązuje te problemy. Sala zostaje bez zmian. A koszty które ponosisz dodatkowo to ekipa techniczna na miejscu. I teraz najlepsze. To jest jedyny taki koszt, bo dla ekipy technicznej nie ma znaczenia czy online obejrzy event 10 osób czy 10 000 osób. Dla nich wartość usługi będzie taka sama. Oczywiście ilość widzów poniesie za soba koszty platformy do eventowe online. Jednak umówmy się, są to znikome koszty, przy wspomnianych  wcześniej cateringu czy druku materiałów dla gości.

ANALITYKA

Analityka to kolejna i moim zdaniem jedna w ważniejszych przewag, względem tradycyjnego eventu.
Wyobraź sobie, że organizujesz całodzienną konferencję, masz przygotowany świetny program, wielu dobrej klasy specjalistów/prelegentów. Konferencja się kończy, wszyscy Ci gratulują mówią że było super. Wychodzisz z przekonaniem dobrze wykonanego zadania. 

I co do zasady super. Koniec końców liczy się ogólne wrażenie Twoich klientów/gości. 

Natomiast tak przygotowana sytuacja kompletnie nie daje Ci danych na temat tego, który wykład był najciekawszy dla osób zgromadzonych na sali. Co więcej, nie wiesz czy kupili bilet bo interesowało ich wszystko, czy może 1-2 prelegentów. 

I tutaj na białym koniu wchodzi analityka eventów online. Wiele platform eventowych, i nie tylko evenotywch, bo YouTube w bardzo uproszczonej wersji także to ma, posiada rozbudowaną analitykę. Czyli twarde dane, które pozwolą Ci sprawdzić ile osób było osobecnych przed komputerem na którym wykładzie. Ile czasu sumarycznie spędził każdy widz podczas eventu.  Skąd się łączyli np. Miasto lub województwo. 

Innymi słowy dostajesz twarde dane, które pozwolą Ci przeanalizować cały event. Sprawdzić czy więkscość widzów była od początku. Czy może łączyli się dopiero o 13, bo wtedy były wykłady, które ich interesowały. 

Wiesz też kiedy ludzie wychodzili z konferencji. Widzisz czy siedzieli przez większość wydarzenia czy może był nagły odpływ widzów po którejś godzinie. 

Te wszystkie dane dadzą Ci naprawdę ciekawy wgląd w dynamikę przygotowanego eventu. 

WYMOGI PROJEKTOWE

Często finansowanie wydarzenia czy konferencji jest związane z pozyskaniem grantu na organizacje. Wczytując się w regulaminy programów grantowych, często okazuje się, że za uruchomienie transmisji lub transmisji z ułatwieniami dla osób z niepełnosprawnościami, można otrzymać dodatkowe punkty.

EMISJA MATERIAŁÓW SPONSORSKICH

Transmisja to także idealne miejsce do prezentowania materiałów sponsorów i partnerów.  Wróćmy na chwilę do pierwszego punktu jakim jest analityka danych. Jeśli planujesz organizować wydarzenie cyklicznie, dane analityczne będą świetnym twardym materiałem do pokazania potencjalnym sponsorom. Masz dzięki temu twarde dane, którymi możesz ich przekonać do wejścia w Twój projekt. 

Patrząc na to zagadnienie czysto medialnie/telewizyjnie, sprzedajesz czas antenowy. A to może być dobry sposób na zwiększenie budżetu konferencji. 

Streaming konferencji to nie tylko sposób na zwiększenie zasięgu i sprzedaży, ale także na stworzenie bardziej dostępnego i angażującego wydarzenia. Dzięki nowoczesnym technologiom możemy precyzyjnie mierzyć efektywność naszych działań i dostarczać uczestnikom wysokiej jakości treści.

Jak stremować konferencję? Jakie są rodzaje konferencji online?

No jak to jak? Samodzielnie stawiam kamerę. Ewentualnie biorę zewnętrzną ekipę i już. Zasadniczo tak. Jednak wbrew pozorom masz do wyboru dużo więcej opcji. Szczególnie jeśli chodzi o to jak wydarzenie będzie wyglądało dla odbiorców.

1. Konferencja hybrydowa – stanowi innowacyjne połączenie tradycyjnego wydarzenia stacjonarnego z wykorzystaniem potencjału internetu.
   Wielowymiarowe Uczestnictwo: Pozwala na jednoczesne uczestnictwo zarówno osób obecnych fizycznie w sali konferencyjnej, jak i tych, które chcą wziąć udział zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie. Interakcja Online: Dzięki specjalnym platformom i narzędziom cyfrowym, uczestnicy online mogą aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu, zadając pytania, włączając się w dyskusje i korzystając z interaktywnych funkcji. Zasięg: Konferencja hybrydowa eliminuje bariery geograficzne, umożliwiając dotarcie do szerszej publiczności i przyciągnięcie uczestników z różnych części świata.
   
   
2. Event w 100% online – czyli taki, który można oglądać tylko w internecie (nie ma publiczności na sali). A jego przygotowanie i realizacja odbywa się ze studia, domu etc. Event online to nowoczesna formuła konferencji, w pełni dostosowana do potrzeb współczesnego świata cyfrowego. Elastyczność Uczestnictwa: Oferuje widzom swobodę uczestnictwa z dowolnego miejsca, co eliminuje konieczność podróży i pozwala na komfortowe uczestnictwo z biura, domu czy nawet kawiarni. Studio jako Centralne Miejsce Realizacji: Przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia online odbywa się z wykorzystaniem nowoczesnych technologii w studio, co zapewnia wysoką jakość transmisji, profesjonalne oświetlenie i dźwięk. Dostępność Zasobów Online: Konferencja online pozwala na udostępnienie różnorodnych materiałów, prezentacji i informacji w formie cyfrowej, co ułatwia uczestnikom korzystanie z zasobów w trakcie i po zakończeniu wydarzenia.
   
   
   
3. Konferencja nagrana wcześniej – jest również taka opcja. Całość konferencji można nagrać wcześniej. I w konkretnym dniu odtworzyć ją uczestnikom. Znasz tą formułę z telewizji, większość oglądanych tam programów, była nagrywana wcześniej. Pełna Kontrola nad Treścią: Nagrywanie konferencji przed jej terminem umożliwia staranną edycję i dostosowanie treści do oczekiwań odbiorców, gwarantując wysoką jakość przekazu. Zaplanowane Publikowanie: Organizatorzy mają kontrolę nad momentem udostępnienia nagrania, co pozwala na skoncentrowanie uwagi uczestników w konkretnym czasie, a także na strategię sprzedaży dostępu. Dostępność: Nagrania mogą być udostępniane przez dłuższy okres, co pozwala na kontynuację korzyści z konferencji nawet po jej zakończeniu, zyskując nową publiczność i generując dodatkowe zainteresowanie.

Jak widzisz, już na samym początku mamy kilka opcji. Każda ma swoje wady i zalety. Jeśli chcesz, żeby konferencja wyglądała PRO, to na pewno w evencie hybrydowym i online, będziesz potrzebować pomocy zewnętrznej ekipy. 

Wbrew pozorom konferencję nagraną wcześniej, można spróbować ogarnąć samemu. Chociaż pomoc profesjonalistów nie zawadzi.

Przy wydarzeniu nagranym masz największą kontrolę nad tym co zobaczą uczestnicy konferencji. Podczas nagrania jest czas na powtórki, późniejszą edycję i dopieszczanie materiałów do ostatniej chwili.

W konferencji hybrydowej i online…niestety tego luksusu nie ma. Wszystko odbywa się na żywo.

Streaming z profesjonalistą czy samemu?

To czy konferencję zrobić samemu czy z pomocą profesjonalnej firmy zależy od:

1. Skomplikowanie wydarzenia – wystarczy postawić kamerę i już. Generalnie tak. Ale co kiedy, jeszcze trzeba nagłośnić salę? A co gdy na dzień przed, jeden z prelegentów powie, że wystąpi zdalnie? A oświetlenie? Mogę tak wymieniać w nieskończoność. Tak naprawdę musisz przeanalizować jak bardzo masz duży event. I jak bardzo PRO chcesz wyglądać na zewnątrz. Ważny jest też punkt drugi
   
2. Twojego obycia z techniką – jeśli Ty lub ktoś z zespołu ma duże kompetencje techniczne, możecie próbować zrobić wszystko sami. I jest to do ogarnięcia, naprawdę. Nawet jeśli pojawia się drobne problemy po drodze, to można skorzystać z konsultacji u specjalistów. Jeśli jednak nie masz czasu na zagłębianie się w techniczne aspekty streamu. To w ogóle nie ma o czym mówić. Bierz firmę do tego.
   
   
3. Przerzucenie stresu na innych – organizacja konferencji to zawsze duży stres. Nie ważne czy będzie ona hybrydowa, online czy z nagrania. Możesz część tego stresu zrzucić na innych, biorąc firmę streamingową.
   
4. Czy masz budżet na sprzęt – dobrej transmisji nie zrobisz bez inwestycji. Jeśli mówimy o poziomie PRO to musisz się liczyć z wydatkiem rzędu 15-20 tyś. zł. Można spróbować taniej, jednak będzie to na pewno ze stratą dla jakości transmisji.