Jakie są korzyści z dobrze zrobionego birefu?
Po pierwsze, dobrze przygotowany brief to ogromna oszczędność czasu. Początkowo pomyślisz, że jest odwrotnie. Ale to tylko pozory. Zapewne wysyłasz zapytania do więcej niż jednej firmy. Jeśli porządnie przygotujesz zapytanie i do każdej firmy streamingowej wyślesz brief zawierający wszystkie potrzebne do wyceny informacje, unikniesz wielu telefonów i maili z prośbą o szczegóły.
Po drugie, dzięki odpowiednio przygotowanemu dokumentowi obie strony, klient i firma streamingowa, od początku rozmów mają jasno określone cele. Firma wie co klient chce uzyskać oraz jak event będzie wyglądał. Dzięki temu może zaproponować najbardziej optymalne rozwiązania. Jak również na tym etapie zwrócić uwagę na elementy, które warto, aby klient wziął pod uwagę planując transmisje.
Po trzecie, spisanie briefu zmusza do zastanowienia się nad wydarzeniem. Określenia kluczowych dla transmisji elementów. Można tego typu dokument potraktować jak podsumowanie dotychczasowych prac nad eventem. I zastanowienia się czy wszystkie jego elementy grają ze sobą tak jak tego chcemy.
Brief dla firmy streamingowej – co w nim napisać?
- Podstawowe informacje o evencie
Nazwa wydarzenia, jak będzie ono wyglądało (ilu prelegentów będzie brało udział). Warto też podać linki do zdjęć oraz filmów z poprzedniej edycji. Pozwolą one zorientować się w skali eventu.
Czy realizowaliście już transmisje online z innych wydarzeń. Jeśli tak to czy są elementy, które chcecie koniecznie powtórzyć lub uniknąć podczas kolejnej transmisji.
- Terminy i miejsce realizacji
Są to element kluczowy. Kiedy wydarzenie ma się odbyć i w którym miejscu? Czy istnieje jakiś nieprzekraczalny termin, który trzeba uwzględnić przy planowaniu działań np. na 10 dni przed transmisją musi działać landing page z zapisami na wydarzenie. Daj znać czy w miejscu realizacji jest internet stacjonarny? Napisz jeśli masz swój pomysł na aranżację setu zdjęciowego. A może potrzebujesz, żeby to zleceniobiorca coś zaproponował?
- Najważniejsze informacje technicznie
Wiem, że do pomocy technicznej bierzesz firmę, ale na pewno masz jakiś pomysł, wizję tego jak wydarzenie ma wyglądać w sieci. Opisz je! Jeśli możesz podaj przykłady innych eventów, które Ci się podobały. Napisz z ilu ujęć (kamer) chcesz zrealizować transmisję. Kamery mają być statyczne (stać w jednym miejscu na statywie) czy dynamiczne (operatorzy chodzą z kamerami po planie zdjęciowym. Wydarzenie może być nagłośnione mikrofonami do ręki (tzw. pałkami) czy kategorycznie oczekujesz mikroportów.
- Grupa docelowa i sposób dostarczenia treści
Dla kogo transmitujemy wydarzenie? W jaki sposób chcesz udostępnić transmisję np. Facebook, Youtube? Transmisja ma być dostępna czy na zapisy? Jeśli na zapisy to czy masz już wybrany serwis/platformę do tego?
- Elementy dodatkowe
Napisz czy przewidujesz elementy dodatkowe takie jak: tłumaczenie symultaniczne lub na polski język migowy? Kto zapewni tłumaczy Ty czy firma od transmisji? Czy przewidujesz łączenie ze zdalnymi gośćmi? Jeśli tak, to napisz ile takich łączeń będzie?
- Zakres oczekiwań co do firmy
Czego po za samą transmisją oczekujesz od firmy streamingowej np. nagłośnienia lub oświetlenia sali, obsługi fotograficznej, przygotowanie materiałów graficznych lub filmowych etc.
- Budżet?
Specjalnie napisałem ten punkt ze znakiem zapytania. Bo czy podawać budżet? Ja wiem, że na pewno szukasz możliwie najtańszej opcji, która spełni wszystkie Twoje oczekiwania. Pamiętaj jednak, taniej prawie nigdy nie znaczy lepiej.
Zapewne masz obawy, że podając górne granice budżetu, nie otrzymasz ofert niższych. Może się tak zdarzyć.
Dlatego proponuję podać widełki cenowe. Gwarantuję Ci, że przesyłając zapytanie z podanymi widełkami i wszystkimi powyższymi informacjami otrzymasz dużo rzetelnych wycen. Jestem też pewny, każda będzie na odrobinę innym pułapie cenowym. W ten sposób dostaniesz naprawdę rzetelne wyceny z których będzie można wybrać wykonawcę.
Dlaczego budżet dla nas jest ważny?
Ponieważ pozwala szybko zweryfikować, czy oczekiwania klienta są realne. W ten sposób unikamy tworzenia rozbudowanej oferty, której realizacji od początku była niemożliwa ponieważ klient przeznaczył na zadanie za mały budżet.
A co jeśli nie umiesz określić budżetu?
To nic złego, sięgnij do tekstu w którym pisałem o kosztach transmisji online.
